¿Qué quieres aprender o resolver hoy en tu condominio?
Manuales paso a paso con capturas señaladas, respuestas rápidas y cursos prácticos para dominar cada módulo.
Cursos cortos paso a paso para dominar la plataforma
Sigue el orden recomendado de lecciones según tu rol en el condominio y continúa en cualquier momento desde donde lo dejaste.
Explora el manual por módulo del sistema
Cada sección agrupa sus guías por flujo operativo (configuración, padrón, recaudación, compras con IA, conciliación bancaria, portería y reportería).
Primeros pasos y Configuración
Configura parámetros generales del condominio, períodos contables, perfiles de usuario y permisos.
Unidades, Torres y Agenda
Administra torres, departamentos, alícuotas, carga masiva por Excel, propietarios, vehículos y mascotas.
Recaudación e Ingresos
Registra cobros de cuotas y alícuotas, créditos bancarios, anticipos, cruces, pagos reportados e intereses por mora.
Proveedores, Facturas y Pagos
Lee facturas automáticamente con IA, administra la bandeja de pendientes, catálogos de proveedores y pagos.
Cajas, Bancos y Conciliación
Controla cuentas bancarias, cajas chicas, traspasos de fondos y conciliación bancaria manual o automática con IA.
Rubros y Presupuestos
Estructura el árbol de rubros de ingresos y gastos, arma el presupuesto anual y calcula la cuota sugerida.
Gestión de Cobranza
Emite avisos de cobro en PDF, automatiza reglas de recordatorio y haz seguimiento de entrega y lectura.
Comunicaciones y Mesa de Ayuda
Envía circulares oficiales, gestiona tickets e incidencias con SLA, proyectos de mantenimiento y repositorio documental.
Portería y Seguridad
Controla turnos de guardia, cobertura en garita, rondas de vigilancia con códigos QR/GPS y bitácora digital.
Áreas Comunes y Reservas
Configura salones, parrillas, canchas, reglas de aforo, costos de uso y calendario de reservas.
Reportes Financieros y de Cartera
Genera los 12 reportes oficiales en PDF y Excel: reporte económico, estado de resultados, flujo de caja y cartera.
Portal del Residente y WhatsApp
Guías pensadas para propietarios y residentes: consulta de estado de cuenta, reporte de pago, reservas y WhatsApp 24/7.
Empresa Administradora
Supervisa múltiples edificios desde un solo panel: carteras de clientes, equipo operativo y tiempos de uso.
Guías paso a paso más consultadas
Cómo hacer la conciliación bancaria automática con IA paso a paso
Aprende a subir el estado de cuenta de tu banco y conciliar ingresos de cuotas y pagos a proveedores en segundos con inteligencia artificial en Cuotafy.
Cómo subir y leer facturas de proveedores automáticamente con IA
Descubre cómo subir facturas en PDF o foto para que la inteligencia artificial de Cuotafy extraiga proveedor, RUC/NIT, fecha, impuestos y rubros contables.
Cómo actualizar unidades, áreas y alícuotas en lote con plantilla Excel
Aprende a descargar la plantilla Excel de ida y vuelta, editar áreas, alícuotas, expensas y seguros en lote y validar tu padrón en una sola transacción.
Cómo configurar los parámetros iniciales y períodos de tu condominio
Aprende paso a paso a configurar los datos generales, período contable inicial, numeración de comprobantes y reglas de cálculo en Cuotafy.
Cómo registrar cobros de cuotas y aprobar pagos reportados por residentes
Guía paso a paso para registrar abonos de propietarios, cruzar anticipos y aprobar comprobantes de transferencia subidos desde el portal o WhatsApp.
Preguntas frecuentes sobre la operación diaria en Cuotafy
Cada respuesta enlaza directamente al manual paso a paso donde puedes ver la pantalla exacta.
¿Qué diferencia hay entre la conciliación manual y la conciliación automática con IA?
En la conciliación manual vas marcando con un check cada ingreso o egreso contable mirando tu extracto bancario. En la conciliación con IA, subes directamente el archivo del banco y Cuotafy lee las filas en segundo plano, empareja automáticamente los montos, fechas y referencias, y te señala únicamente las diferencias o abonos no registrados.
¿Puedo vincular manualmente un movimiento del banco si el residente puso otra fecha o referencia?
Sí. En la vista de resultados de la conciliación con IA, cualquier línea del extracto que no haya tenido coincidencia exacta incluye el botón «Vincular a mano», permitiéndote buscar y asociar el movimiento contable correspondiente.
¿Qué pasa si edito o borro una conciliación que todavía está en borrador?
Mientras la conciliación no esté cerrada definitivamente, puedes retomar el trabajo en cualquier momento, agregar nuevos cruces o recalcular el saldo conciliado sin afectar los registros originales de ingresos y egresos.
¿Qué pasa si el proveedor de la factura aún no está registrado en mi catálogo?
El lector con IA detecta la razón social y el número de identificación fiscal (RUC, NIT, RFC o RUT) directamente del documento y te permite dar de alta al proveedor en el mismo flujo sin salir de la pantalla.
¿Puedo subir una foto tomada con el celular a una factura física o nota de venta?
Sí. Si subes una fotografía (JPG, PNG o WebP), Cuotafy extrae todos los datos mediante visión artificial y además convierte y respalda el archivo como un documento PDF estandarizado para las auditorías del condominio.
¿Dónde veo las facturas que llegaron o subí en lote para clasificarlas después?
Todas las facturas pre-cargadas pendientes de revisión se concentran en el módulo «Pendientes» (/inbox), donde puedes filtrar las que aún no tienen proveedor asignado y contabilizarlas en segundos.
¿La plantilla de actualización masiva por Excel permite crear unidades nuevas o eliminar existentes?
No. Por seguridad contable e integridad del historial de cartera, la plantilla de ida y vuelta solo actualiza los datos de las unidades existentes identificadas por su código interno. Para dar de alta una unidad nueva, usa el botón «Nueva unidad» en el listado.
¿Qué ocurre si una fila del Excel tiene un error de formato o una alícuota negativa?
La carga opera bajo la regla «todo o nada» (transacción única). El asistente te mostrará el informe detallado con la fila y columna exacta que debes corregir antes de guardar, evitando que el padrón quede actualizado a medias.
¿Quieres ver cómo funciona Cuotafy con los datos de tu edificio?
Nuestro equipo te acompaña en la configuración inicial, migración de unidades en Excel y puesta en marcha de lectura de facturas y conciliación bancaria con IA.