Registrar manualmente cada factura de mantenimiento de ascensores, limpieza, seguridad, agua o electricidad consume horas cada semana. Con el Lector de Facturas con Inteligencia Artificial de Cuotafy, solo arrastras el archivo PDF o la foto del comprobante y el sistema completa el formulario contable por ti.
Paso 1: Subir el documento desde Facturas y Pagos o Pendientes
Puedes iniciar la lectura automática desde dos lugares según tu forma de trabajar:
- (1) Carga directa en Facturas y Pagos: Entra a Egresos → Facturas y pagos (
/expenses/invoices) y haz clic en el botón Nueva factura → Leer con IA. - (2) Desde la Bandeja de Pendientes: Si subiste múltiples comprobantes de la semana en Pendientes (
/inbox), haz clic en Procesar con IA sobre cualquiera de los documentos en espera.
Paso 2: Verificar los datos extraídos por la IA y asignar el rubro
En pocos segundos, el modelo de IA adaptado a la tributación de tu país rellenará los campos del formulario:
- (1) Proveedor e identificación fiscal: Verifica el nombre del proveedor y su RUC/NIT. Si es la primera vez que le compras, pulsa Crear proveedor con estos datos.
- (2) Fecha de emisión y número de factura: Revisa la serie y secuencial extraídos del documento original (que verás previsualizado al lado derecho de la pantalla).
- (3) Desglose de subtotal, impuestos y total: El sistema separa la base imponible, el IVA/impuesto local y el monto total a pagar.
- (4) Selección del Rubro de gasto: Elige la partida presupuestaria correspondiente (por ejemplo, Mantenimiento de Ascensores o Suministros de Limpieza).
Paso 3: Contabilizar como cuenta por pagar o registrar el desembolso
Al guardar la factura puedes elegir entre dos caminos operativos:
- Guardar como pendiente de pago: La factura queda contabilizada en el estado de resultados y se suma al reporte de Facturas por pagar hasta que realices la transferencia o cheque.
- Guardar y registrar pago ahora: Si la factura ya fue pagada de contado o por débito automático, selecciona en el mismo paso la cuenta bancaria o caja chica de origen para dejar el egreso saldado.